Delta Gestão Pública

Sistema GED reduz de dias para horas a busca de documentos na Prefeitura de Santo Augusto

Oferecer rapidez e segurança no controle e localização de documentos na gestão municipal. Esse é o objetivo do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, sistema implantado pela Delta na Prefeitura Municipal de Santo Augusto, pioneira no uso do GED. O município, que é cliente Delta desde 2001, já possui outros 13 sistemas que colaboram para a administração pública, fornecendo mais agilidade para tarefas diárias. Após ser implantado na prefeitura, o GED tornou mais fácil a localização de documentos por parte da gestão municipal, transformando um trabalho que demandava dias para uma tarefa em horas. Além disso, o gerenciamento eletrônico permite um trabalho mais ágil dos servidores a partir da automatização do banco de dados. Com o material digitalizado e organizado, o trabalho de buscas por contracheques e folhas de pagamento de 35 anos do histórico funcional de um servidor se torna muito mais dinâmico. Antes, o procedimento de busca física demandava, em média, cinco dias de trabalho. Atualmente, com o sistema implantado pela Delta, a atividade leva menos de uma hora. “O programa foi ótimo para a nossa administração. Algumas demandas que antes levávamos até dez dias para buscar, hoje levo uma hora”, destacou a responsável pelo arquivo público de Santo Augusto, Noeli Maria Duarte. A servidora também ressaltou que o sistema implantado pela Delta colabora, também, com a saúde do funcionário, que não precisa pesquisar as informações em arquivos físicos antigos. A Prefeitura já conta com mais de 18 mil documentos importados e pesquisáveis pelo GED. Noeli também salientou a eficiência do suporte prestado pela Delta que, além de fornecer um treinamento de capacitação ao servidores, atende prontamente qualquer dúvida sobre o funcionamento do sistema. Além do tempo, o GED também apresenta outros benefícios como a redução no fluxo de documentos em papel, transmissão de informações via internet, modem ou impressão e segurança no trato da informação em papel e controle dos acessos aos documentos contidos no sistema.